Onboarding eficaz: como integrar novos colaboradores com sucesso

Imagine começar um novo emprego e, já na primeira semana, sentir que talvez tenha feito a escolha errada. Acredite: isso acontece com mais de 40% dos profissionais, segundo a BambooHR. 

Esse dado acende um alerta importante sobre a experiência inicial dos colaboradores e reforça o papel essencial de um bom onboarding. Quando as boas-vindas são planejadas, o sentimento de pertencimento aparece mais rápido e a chance de uma relação duradoura cresce. 

Quer entender como garantir esse impacto logo nos primeiros dias? Siga a leitura e veja o que não pode faltar em um onboarding de sucesso! 

O que é o onboarding? 

O onboarding nada mais é do que o processo de integração de colaboradores recém-contratados na empresa.  

Seu objetivo é auxiliar esses talentos a se adaptarem ao ambiente de trabalho, à cultura organizacional e aos requisitos do cargo, aspectos cruciais para uma transição suave. 

Afinal, quando os novos membros da equipe recebem as orientações e o acolhimento necessário, há grandes chances de que eles consigam atingir sua máxima produtividade mais rapidamente. 

Geralmente, esse processo é conduzido pelo time de RH e conta, também, com o apoio das lideranças e dos colegas de time.  

Benefícios do onboarding para empresas e colaboradores 

Os dados que apresentamos no início do texto já trazem uma ideia do quanto o onboarding de novos colaboradores é um assunto sério.  

Quando bem estruturado e conduzido com intencionalidade, esse processo gera diversos benefícios para a empresa, como: 

• aumento da retenção de talentos, reduzindo os custos associados a desligamentos, novas contratações e treinamentos;  
• ganho de produtividade, já que os novos colaboradores são abastecidos com todas as informações e os recursos necessários para desempenharem suas funções;  
• fortalecimento da cultura organizacional, uma vez que ajuda os recém-contratados a compreenderem a cultura da empresa, seus valores e normas;  
• melhora da reputação como marca empregadora, ao contribuir para a formação de equipes mais engajadas e satisfeitas;
• continuidade de projetos e processos, com menos interrupções causadas por trocas frequentes de pessoal; 
• redução do tempo de adaptação, permitindo que o novo colaborador atinja seu potencial mais rapidamente; 
• aumento do senso de pertencimento, influenciando diretamente na motivação e no desempenho. 

Todos esses ganhos são possíveis porque, para o colaborador, um onboarding bem estruturado é o ponto de partida para uma jornada mais segura e significativa na empresa. 

Esse momento inicial ajuda a diminuir a ansiedade dos primeiros dias, oferece diretrizes sobre o que a organização espera e favorece a criação de vínculos com a equipe e com a cultura da companhia. 

A primeira impressão conta tanto que, segundo o estudo feito pela BambooHR, 70% dos novos contratados já terão oficialmente tomado a decisão de sair ou ficar após o primeiro mês de trabalho. 

Etapas do onboarding: como estruturar o processo

O onboarding de novos colaboradores é composto por três momentos principais: o pré-onboarding, a integração e o período de adaptação.  

Cada uma dessas etapas tem objetivos específicos e contribui para que o novo talento se sinta acolhido, informado e pronto para desempenhar bem seu papel. 

A seguir, detalhamos o que pode ser feito em cada uma dessas fases, com exemplos e boas práticas que ajudam a tornar o processo mais eficaz. 

PRÉ-ONBOARDING: PREPARANDO O TERRENO ANTES DO PRIMEIRO DIA 

Antes mesmo de o colaborador iniciar na empresa, o RH pode começar a prepará-lo para que este momento aconteça da forma mais tranquila e positiva possível.  

Aqui estão duas ações recomendadas nessa etapa: 

• enviar e-mail ou mensagem de boas-vindas, contendo informações como: dia e horário de chegada, dress code (se houver um código de vestimenta), documentos que faltam ser entregues e contato da pessoa que irá recepcioná-lo; 
• enviar materiais introdutórios sobre a empresa, permitindo que o profissional já comece a se familiarizar com a cultura, os valores e as políticas organizacionais mais relevantes. 

Em paralelo, o RH também deve assegurar que todos os recursos necessários estejam prontos e disponíveis para o novo colaborador assim que ele chegar, incluindo: 

• acesso a sistemas e e-mails; 
• equipamentos (notebook, crachá, celular corporativo); 
• espaço físico (se presencial ou híbrido). 

Agora, se a vaga for no formato home office, é preciso garantir que o colaborador receba os equipamentos em casa no prazo, com instruções de uso e com o suporte de alguém da equipe de TI para auxiliar na configuração inicial. 

INTEGRAÇÃO: ACOLHIMENTO E ALINHAMENTO INICIAL 

A integração propriamente dita acontece nos primeiros dias do talento na empresa. Geralmente, essa etapa reúne as seguintes ações:  

• entrega de um kit de boas-vindas, que pode incluir itens personalizados como caderno, caneca, mochila, camiseta ou brindes institucionais; 
• apresentação institucional, compartilhando a história da empresa, a missão, a visão, os valores e as principais metas; 
• tour pelas dependências da companhia, caso o colaborador seja contratado no modelo híbrido ou presencial;  
• apresentação do profissional para os seus colegas de trabalho e lideranças;  
• café de boas-vindas, que pode ser uma excelente forma de tornar esse momento mais agradável e descontraído;  
• alinhamento de expectativas e esclarecimento de dúvidas sobre a função e as responsabilidades do novo colaborador (geralmente, essa etapa é conduzida pelo líder direto);  
• treinamento sobre os sistemas, os produtos, os processos e demais ferramentas necessárias para o trabalho. 

Importante: as ações descritas acima não precisam ser realizadas no mesmo dia. Elas podem ser fracionadas ao longo da semana, até mesmo para não sobrecarregar o colaborador com tantas informações. 

ADAPTAÇÃO: APOIO CONTÍNUO NOS PRIMEIROS MESES 

A adaptação é a fase mais longa do onboarding e pode durar de três a seis meses, dependendo da complexidade do cargo e da cultura da empresa. 

Essa etapa requer um acompanhamento ainda mais próximo por parte do RH e da gestão, sendo composta pelas ações: 

• reuniões regulares para dar feedback construtivo, esclarecer dúvidas sobre processos, demandas ou relacionamentos, e alinhar expectativas continuamente; 
• definição e acompanhamento de metas de curto e médio prazo, com base nas entregas esperadas para a função; 
• aplicação de assessments e avaliações de desempenho para identificar gaps de habilidades e traçar um plano de desenvolvimento individual (PDI); 
• designação de um colega mais experiente que apoie o novo colaborador nos primeiros meses, facilitando a integração com a equipe e com a cultura organizacional; 
• pesquisa de satisfação sobre o onboarding, para entender o que funcionou bem, o que poderia ser melhor e as sugestões do próprio colaborador para o processo. 

OUTRAS AÇÕES QUE FAZEM DIFERENÇA 

Além das estratégias formais de adaptação, há práticas complementares que podem melhorar a experiência do novo colaborador e contribuir para que ele queira construir uma trajetória duradoura na empresa. 

São elas: 

• reconhecimento das primeiras entregas: valorizar as conquistas iniciais, seja em reuniões de equipe ou em canais internos, reforçando o sentimento de pertencimento e motivação; 
• participação ativa nos rituais da empresa: incluir o novo colaborador em eventos como happy hours, reuniões gerais e projetos interdepartamentais facilita a integração e fortalece os laços com o time; 
• cuidado com o bem-estar emocional: estimular a escuta ativa, manter uma comunicação aberta e oferecer acesso a programas de saúde mental ou benefícios voltados ao equilíbrio emocional também são diferenciais. 

Personalização: o caminho para uma integração memorável 

As etapas acima são a base para a construção de um onboarding eficaz. Mas há um elemento capaz de tornar essa experiência ainda melhor: a personalização do processo de integração de acordo com cada cargo ou área da empresa.  

Toda função na empresa possui suas próprias demandas, ferramentas, rotinas e desafios. Quando o plano de onboarding leva essas particularidades em conta, ele se torna muito mais relevante, atrativo e eficaz. 

Pense, por exemplo, em um novo Analista de Marketing Digital e um novo Técnico de Manutenção. Ambos estão começando na mesma empresa, mas em contextos completamente diferentes. 

Enquanto o primeiro precisa conhecer estratégias de comunicação, ferramentas digitais e indicadores de performance, o segundo precisa se familiarizar com normas de segurança, equipamentos técnicos e rotinas de campo. 

Ao adaptar o onboarding para essas realidades, a empresa mostra atenção aos detalhes e respeito pela complexidade de cada posição. Para facilitar esse trabalho de personalização, muitas organizações optam por contratar consultorias especializadas, que dominam a criação de ações de integração realmente memoráveis. 

O papel delas inclui desde a identificação das necessidades específicas de treinamento até a criação de materiais únicos e a orientação sobre as melhores práticas para garantir um onboarding de sucesso.  

Por falar em experiência personalizada, você já pensou em adaptar os benefícios corporativos às necessidades do seu time? Confira o conteúdo que preparamos sobre benefícios sob medida e descubra o poder de mais essa estratégia!