Na estrutura do processo seletivo, muitas empresas ainda encaram apenas a atração e a seleção de candidatos como sendo responsabilidades do RH. No entanto, assim que um novo colaborador entra na empresa, o setor tem uma missão igualmente estratégica a cumprir: a realização do onboarding.
Tão importante quanto contratar o profissional certo é garantir que ele tenha todas as informações e os recursos necessários para iniciar sua jornada na empresa promissoramente. Ainda assim, um estudo recente da FGV revelou que boa parte dos colaboradores está insatisfeita com o processo de integração que recebeu.
Diante deste dado alarmante, resgatar o papel do onboarding de novos colaboradores é primordial. Se a sua empresa deseja saber mais detalhes sobre o assunto e conferir dicas de como estruturar uma estratégia de sucesso nesta frente, continue lendo o nosso texto!
Onboarding: por que apostar nele?
Quando um profissional decide mudar de empresa, isso significa que ele vai vivenciar uma experiência completamente nova, seja por ter que lidar com tarefas e desafios inéditos, ou por ingressar em um ambiente diferente do qual estava acostumado.
Para muitas pessoas, passar pelo período de adaptação sem o devido suporte pode ser estressante. O onboarding é uma forma de evitar desentendimentos, fornecendo aos novos talentos as informações e o auxílio de que precisam para se adaptarem à empresa e à sua posição.
Também conhecido como integração, o onboarding é um processo estruturado para garantir que os novos colaboradores estejam preparados para contribuir com a organização desde o início de suas atividades.
Trata-se de uma etapa tão importante que, segundo relatório publicado pelo Brandon Hall Group, uma integração eficaz pode aumentar a produtividade dos colaboradores em mais de 70%, e a retenção de talentos em 82%.
Além disso, a pesquisa da FGV que mencionamos inicialmente mostrou que um bom onboarding ajuda os novos integrantes do time a:
- entenderem suas atividades e como executá-las;
- compreenderem como atingir as expectativas de seus gestores;
- conhecerem os critérios de suas lideranças em avaliações;
- saberem a quem pedir suporte quando necessário;
- trabalharem em sincronia com as outras pessoas.
Quando o onboarding começa?
Desde o momento em que o candidato é aprovado no processo seletivo, é possível começar a fazer com que ele já se sinta parte da empresa. Nesse sentido, enviar por e-mail todos os passos necessários para dar continuidade à contratação é uma das primeiras etapas do onboarding.
Após ter feito todo o processo inicial, o RH deve passar as informações necessárias para o primeiro dia de trabalho, como horário e local onde o colaborador será esperado.
Nesse momento, também já é possível compartilhar alguns materiais e mensagens importantes, como um vídeo com a história da companhia, ou um guia informativo sobre os benefícios corporativos oferecidos.
No caso de colaboradores contratados para trabalho remoto, a empresa também deve se programar para enviar todos os equipamentos antecipadamente. Isso inclui notebook, cadeira ergonômica e o que for necessário. Afinal, a falta de infraestrutura adequada no home office pode comprometer a integração e a produtividade do profissional.
Como agir no primeiro dia do colaborador?
Apesar de o onboarding ser iniciado muito antes de o colaborador começar a trabalhar, o primeiro dia dele na empresa marca um dos momentos mais significativos dessa prática.
Receber bem os novos profissionais e já ter uma agenda preparada para eles são passos que ajudam significativamente no processo de integração. Pensando nisso, separamos as estratégias mais importantes que devem fazer parte da programação!
FORNEÇA TODOS OS RECURSOS
Assim que o colaborador chegar para o seu primeiro dia de trabalho, é importante que ele receba todos os materiais e recursos necessários para iniciar adequadamente na função.
Esses itens variam de empresa para empresa. Mas, em geral, incluem: crachá, uniforme, notebook, teclado, celular, canetas, acesso ao e-mail e ferramentas adotadas pela empresa, etc.
Para tornar esse momento ainda mais marcante, a organização também pode entregar um kit de boas-vindas com materiais personalizados, como apoio para o mouse, agenda, garrafinha retornável, mochila e mais.
APRESENTE A CULTURA E A HISTÓRIA DA EMPRESA
Por mais que o RH já tenha adiantado alguns pontos importantes por e-mail, o primeiro dia é ideal para contar mais detalhes sobre a história da empresa, quais são seus valores, quem são os personagens-chave nessa trajetória e quais são os planos da companhia para o futuro.
REPASSE AS REGRAS E AS POLÍTICAS
O próximo passo é garantir que o recém-chegado conheça os seus direitos e deveres. Isso inclui explicar as políticas da empresa, incluindo o código de conduta, procedimentos de segurança, políticas de férias, benefícios corporativos, etc.
Por exemplo, se a sua organização trabalha com um dress code definido, vale aproveitar o primeiro dia para informar quais trajes são aceitos e em quais ocasiões pode-se usar roupas mais informais. Essas informações podem ajudar a evitar situações desconfortáveis.
PASSE UMA VISÃO GERAL SOBRE A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Mostrar alguns organogramas e a estrutura da organização também pode auxiliar o colaborador a entender melhor a companhia para a qual trabalhará, mesmo que, no dia a dia, ele não tenha contato direto com todas as áreas.
A partir dessa visão geral, fica mais fácil para o profissional entender exatamente quem ele deve procurar quando precisar de uma determinada informação.
FAÇA UM TOUR PELO ESCRITÓRIO E ESPAÇOS COMUNS
Mesmo já tendo ido até o escritório para as entrevistas, é bem provável que o novo colaborador ainda não conheça totalmente o ambiente no qual trabalhará.
Por isso, é importante mostrar onde fica a cozinha, as impressoras, banheiros e até mesmo como se organizam as áreas na estrutura física da empresa. Isso permitirá que ele se familiarize com o local com mais facilidade.
APRESENTE O COLABORADOR À EQUIPE
No processo de integração de novos colaboradores, é preciso considerar não só a empresa, mas também a área para a qual o colaborador trabalhará.
Nessa etapa, o ideal é que o RH e a liderança da equipe trabalhem juntos para passar todas as informações necessárias sobre o time, incluindo seus desafios, termos específicos e projetos em andamento.
Promover um almoço, um café da tarde ou uma simples reunião entre todos os membros da equipe, a fim de apresentar a pessoa recém-chegada, também é uma ótima forma de fazer com que ela se sinta “parte da turma” quanto antes.
É possível, ainda, atribuir um mentor para orientar e auxiliar o novo colaborador nas suas primeiras semanas. Este pode ser, por exemplo, um profissional com bastante tempo de casa.
ESCLAREÇA AS METAS E AS EXPECTATIVAS
Ainda que a descrição do cargo tenha sido apresentada ao longo do processo seletivo, é muito importante separar um momento do onboarding para dar mais detalhes sobre o que a empresa espera do recém-contratado.
Geralmente, essa conversa é conduzida pelo gestor da área e envolve o compartilhamento de informações sobre as metas que o colaborador deve alcançar, responsabilidades na equipe e como o seu trabalho será avaliado nos próximos meses.
E depois do primeiro dia, o que acontece?
Se você mudou de emprego recentemente, deve ter fresco na memória que essa não é uma adaptação que acontece do dia para a noite. Sendo assim, o onboarding também não deve se limitar às primeiras 8 horas de trabalho do novo colaborador.
Após o dia 1, há muitas ações que ainda precisam ser realizadas. Esse é o caso, por exemplo, de treinamentos específicos sobre os processos internos da empresa, sistemas utilizados e qualquer outra capacitação necessária para o cargo.
Além disso, também é fundamental que a liderança realize reuniões regulares com o novato para responder a quaisquer dúvidas ou preocupações que possam surgir, oferecer feedback sobre o desempenho dele e se certificar de que ele está se integrando bem à empresa.
Passadas algumas semanas, a dica é realizar uma avaliação sobre o processo de onboarding junto ao colaborador a fim de entender qual a percepção dele sobre as ações feitas ao longo da integração.
Essa é a melhor forma de conseguir identificar os pontos fortes e as oportunidades de melhoria desta estratégia e, assim, oferecer experiências cada vez melhores aos talentos que chegarem.
O que muda no onboarding remoto ou híbrido?
Como contamos em nosso Relatório de Tendências 2023, hoje os colaboradores querem ter mais escolhas sobre quando, onde e como eles fazem suas atividades. E isso, por sua vez, fortalece os modelos de trabalho remoto e híbrido.
Se a sua empresa, assim como muitas outras, entende que oferecer essa flexibilidade é uma forma de melhorar a atração e a retenção de talentos, então faz todo sentido estruturar uma versão digital do onboarding.
Felizmente, o papel da integração remota continua o mesmo: garantir que a primeira experiência do colaborador aconteça positivamente para que ele consiga se sentir à vontade e realize suas tarefas o mais rápido possível.
O que muda é como colocar as etapas que apresentamos anteriormente em prática. Mas não precisa se preocupar: com as estratégias certas, é possível conduzir esse processo de forma igualmente eficaz!
Veja, na sequência, alguns cuidados que fazem toda a diferença:
COMUNICAÇÃO CLARA E ANTECIPADA
Lembra quando dissemos que, antes do primeiro dia de trabalho, é fundamental que o colaborador receba todos os equipamentos necessários para realizar suas tarefas remotamente?
O mesmo vale para o envio de informações detalhadas sobre o processo de onboarding, incluindo o cronograma e os links para as reuniões virtuais. Na integração remota, a comunicação contínua, facilitada pelo uso de boas ferramentas, assume um papel crucial.
DOCUMENTAÇÃO E MATERIAIS DIGITAIS
Disponibilizar documentos sobre a história, os valores e as políticas da empresa, bem como manuais digitais sobre produtos e serviços, é um jeito de garantir o fácil acesso do colaborador aos dados mais essenciais. Ainda assim, continua sendo válido realizar uma reunião online, entre o RH e esse profissional, para repassar todos os pontos e esclarecer possíveis dúvidas.
Por falar em reunião, também é indicado realizar uma videoconferência de boas-vindas, na qual todos os membros do time possam se apresentar e falar sobre o seu papel na empresa. Afinal, isso ajudará o colaborador a se sentir mais próximo da equipe.
MOMENTOS DE INTERAÇÃO
Para além da reunião de boas-vindas, é crucial promover outros encontros entre o novo colaborador e seus colegas de trabalho. E isso não significa, necessariamente, apenas realizar conversas formais.
Promover atividades sociais, como happy hours virtuais, jogos online ou outras formas de interação são igualmente importantes para fortalecer o relacionamento entre os membros da equipe.
ACOMPANHAMENTO PRÓXIMO
O fato de o colaborador não estar fisicamente presente na empresa não é motivo para deixar de oferecer todo o suporte necessário durante a fase de adaptação. Portanto, tanto o RH quanto a liderança da área precisam estar a postos para tirar dúvidas e acompanhar o progresso desse profissional bem de perto.
Além disso, assim como sugerimos no onboarding presencial, também é uma boa ideia designar um mentor para fornecer orientação e suporte próximo ao longo de todo o processo.
CAPACITAÇÃO VIRTUAL
Considerando que o colaborador irá trabalhar total ou parcialmente à distância, a empresa deve estar preparada para oferecer treinamentos e ações de capacitação online utilizando plataformas de e-learning, webinars ou tutoriais em vídeo.
Para facilitar a absorção das informações, o segredo é tornar esses momentos o mais dinâmico possível e sempre ter algum profissional mais experiente para fornecer esclarecimentos e suporte adicional.
GAMIFICAÇÃO
Para aumentar o engajamento dos novos colaboradores no onboarding remoto, vale a pena investir na gamificação — nome dado ao processo de incorporar elementos de games em atividades que não são propriamente um jogo.
Utilizando-se de estratégias como desafios e competições, é possível tornar várias etapas da integração mais envolventes e, assim, transmitir as informações-chave sobre a empresa de maneira mais eficaz.
Uma das formas de colocar isso em prática é criando uma trilha de conhecimento na qual o profissional ganha pontos e recompensas conforme avança.
Se você achou essa possibilidade interessante e quer saber como ela pode potencializar tanto o onboarding quanto outras atividades realizadas pelo RH, temos um conteúdo que pode lhe interessar: Gamificação: o que é e como melhora o engajamento dos colaboradores?.
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