Clique no play e confira a versão em podcast deste conteúdo!
Você lidera uma equipe e sente que consegue dedicar menos tempo do que gostaria ao seu papel principal? Saiba que você não está só nesse cenário: a gestão do tempo é apontada, hoje, como um dos principais obstáculos enfrentados pelas lideranças das empresas.
Um levantamento recente da consultoria Betanie Tanure Associados (BTA) mostrou que as atividades que não agregam valor consomem mais de 60% da rotina destes profissionais. Tempo, esse, que deveria estar sendo gasto para impulsionar os resultados dos negócios.
Chegou a hora de inverter a rotina. Ao longo deste artigo, vamos apontar caminhos de como manter a produtividade em meio a tantos estímulos!
Por que a gestão do tempo tem sido tão desafiadora para os líderes?
Embora a gestão do tempo seja uma preocupação antiga para alguns profissionais, os últimos anos acrescentaram novos desafios à rotina: hiperconectividade, trabalho híbrido ou remoto, aumento do número de reuniões virtuais, comunicação por ferramentas de mensagens e mais.
Quando tudo parece tão urgente, conseguir elencar prioridades se torna quase impossível. O resultado desta combinação são líderes que sentem que estão trabalhando demais e, ainda assim, não conseguem dar conta de tudo.
Segundo o levantamento da BTA, já mencionado aqui no artigo, atualmente os líderes não conseguem dedicar nem mesmo 40% de seu tempo para liderar. E os três grandes vilões desta história, de acordo com os próprios entrevistados, são:
- tempo utilizado para responder e-mails e mensagens em aplicativos;
- atividades burocráticas;
- políticas de interesses pessoais ou realizações insignificantes.
O cenário é tão complexo que, para 24% dos participantes da pesquisa, a gestão do tempo é o principal desafio enfrentado. Inclusive, ela aparece antes mesmo de questões como gestão de pessoas, desenvolvimento de carreira e equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
OS PERIGOS DA MÁ GESTÃO DO TEMPO DA LIDERANÇA
A gestão do tempo é uma competência importante em qualquer área ou posição. Mas, quando olhamos para o papel estratégico das lideranças, essa se torna uma questão ainda mais fundamental.
De forma geral, a dificuldade em elencar prioridades e organizar a rotina resulta em perda de prazos, baixa produtividade, projetos inacabados, clientes insatisfeitos e conflitos internos – além da já mencionada sensação de esgotamento.
Porém, no caso do líder, todos esses problemas têm um elemento adicional que não pode ser ignorado: eles impactam diretamente no desempenho dos colaboradores que estão sob a sua gestão, e isso toca em outros pontos frágeis, como a retenção de talentos.
O líder que passa a maior parte do tempo “apagando incêndios” não consegue analisar direito o que está acontecendo, pensar em novas estratégias, tomar decisões difíceis de forma consciente ou apoiar o desenvolvimento contínuo da sua equipe.
Como melhorar a gestão do tempo e ganhar produtividade?
Como você leu até aqui, a dificuldade do líder em gerir bem o tempo pode se tornar uma verdadeira bola de neve, capaz de prejudicar o ecossistema do negócio como um todo. Daí a importância de sempre buscar as melhores práticas nesta frente.
Se todas essas informações te trouxeram preocupação, respire fundo e siga em frente: a partir de agora, traremos algumas dicas de gestão do tempo que podem beneficiar tanto você quanto a sua equipe!
ESCOLHA UMA TÉCNICA (OU MAIS) PARA CHAMAR DE SUA
Recorrer às técnicas de gestão do tempo pode ser um bom começo para os líderes que sentem que não estão dando conta de todas as demandas durante o expediente. A boa notícia é que não faltam opções!
Um dos métodos mais conhecidos é o Pomodoro, que consiste no fracionamento do trabalho em ciclos de 25 minutos, intercalados com pausas de 5 ou 10 minutos. A ideia é que, ao longo de cada ciclo, você foque totalmente no que estiver fazendo, sem interrupções.
Se sentir a necessidade de conferir o e-mail ou alguma mensagem assim que uma nova notificação chega, o Pomodoro pode ajudar a eliminar essas distrações.
ELEJA PRIORIDADES DE FORMA ESTRATÉGICA
O que é realmente prioritário na sua função? Responder a essa pergunta pode parecer difícil, mas ela é um ponto de partida importante para a boa gestão do tempo.
Aliás, embora esse até pareça um conselho básico para alguns gestores, a verdade é que muitos líderes não conseguem estabelecer prioridades para si mesmos e para as suas equipes. E isso, por sua vez, tende a resultar em atrasos na entrega de projetos e vários outros problemas.
Uma das formas de estabelecer quais são as atividades mais importantes do seu dia é adotar a matriz GUT, ferramenta que permite analisar os problemas e as demandas de acordo com a gravidade (G), urgência (U) e tendência (T).
Na prática, essa abordagem sugere que o líder liste as tarefas em colunas e atribua uma nota de 1 a 5 para cada uma delas, levando em consideração os seguintes elementos:
- Gravidade: mede o impacto da demanda nos demais processos organizacionais, sendo a nota 1 equivalente à sem gravidade e a nota 5 à extremamente grave;
- Urgência: ajuda a entender se a demanda pode ou não esperar, sendo a nota 1 equivalente à pouco urgente e a nota 5 à extremamente urgente;
- Tendência: estima a probabilidade de o problema piorar caso demore a ser solucionado, sendo a nota 1 equivalente à não tendência de piorar e a 5 à piora rápida.
Se você costuma achar que tudo é urgente, a matriz GUT pode te ajudar a entender, de forma mais estratégica, que existem “prioridades dentro das prioridades”.
APRENDA A DELEGAR TAREFAS E A CONFIAR NA EQUIPE
Liderar demanda exercitar a confiança diariamente e, em tempos de trabalho híbrido e remoto, isso se torna ainda mais importante.
Se você não confia que a sua equipe é capaz de realizar as tarefas incumbidas a ela sem supervisão constante, provavelmente chegará ao fim do dia se sentindo sobrecarregado.
Lembre-se de que o seu papel não é executar todas as demandas pelos seus liderados, mas sim guiá-los nesta jornada e motivá-los para que eles façam o que precisa ser feito com engajamento.
Então, em vez de pegar todas as demandas para si ou passar boa parte do seu dia checando se eles realmente estão trabalhando da forma como você espera, invista no estabelecimento de rotina e nos rituais de acompanhamento.
Isso inclui criar listas de prioridades, que citamos acima, ter reuniões rápidas de avaliação com o time, realizar conversas individuais, entre outras abordagens.
USE A TECNOLOGIA A SEU FAVOR
Muitas das dicas apresentadas anteriormente podem ser colocadas em prática com mais facilidade se você contar com o apoio das ferramentas certas.
Há, por exemplo, uma chamada Pomodoro Timer que ajuda na adoção da técnica que leva o mesmo nome (falamos sobre ela na primeira dica, certo?).
Sem mencionar as plataformas que podem ser utilizadas para centralizar processos, otimizar a troca de informações, ativar lembretes de tarefas urgentes e criar listas de demandas por prioridades!
Entre elas, uma das mais conhecidas é o Trello, um aplicativo de gerenciamento de projeto que pode ser utilizado tanto em grupo quanto individualmente, e que conta com recursos voltados exclusivamente para a gestão do tempo.
NÃO PERCA AS METAS DE VISTA
Uma das formas de não se perder em meio às burocracias é conectar o seu trabalho diário às metas organizacionais.
Aliás, esse é um conselho que pode e deve ser compartilhado com a sua equipe: quanto mais clareza eles tiverem sobre os objetivos da empresa, mais fácil será entender onde realmente devem empregar os esforços.
Se você e os seus liderados ainda não têm metas claras nas quais se apoiarem, dê um passo atrás e comece por essa definição, lembrando sempre que uma meta inteligente é aquela que é específica, mensurável, alcançável e relevante!
ESTABELEÇA LIMITES
Por último, não perca de vista que ter momentos de pausa e descanso também é um elemento-chave para a boa liderança.
Definir limites claros vai te ajudar a evitar o esgotamento e os impactos negativos que a sobrecarga de trabalho pode gerar tanto na sua produtividade quanto na forma como você lida com a equipe.
Afinal, a tendência é que adotemos uma postura mais defensiva e até mesmo reativa quando estamos sob estresse.
A boa notícia é que, seguindo as dicas acima, há grandes chances de que você consiga organizar melhor a sua rotina e, consequentemente, tenha uma vida profissional e pessoal mais equilibrada.
Vale lembrar que o desenvolvimento de algumas habilidades comportamentais, como a autogestão e a comunicação eficiente, também podem contribuir para a melhoria da gestão do tempo de líderes. Caso queira saber mais, temos um conteúdo para indicar: Power skills: quais são as habilidades poderosas e como desenvolvê-las.
E se precisar de apoio consultivo e especializado para desenvolver líderes e suas equipes, conheça a Talent Solutions Right Management, as soluções em liderança do ManpowerGroup.
-1.png)
