Estar a par de todas as obrigações legais e se manter em dia com elas é um objetivo comum a qualquer empresa que preze pela regularidade em suas atividades e pensa em crescer cada vez mais. Porém, talvez este seja também um dos grandes desafios enfrentados pelos empresários. Voce sabe o que é o eSocial para empresas?
Gerir um negócio no Brasil não é tarefa simples. Além do cenário de instabilidade política e econômica, existem dificuldades para acompanhar os inúmeros expedientes fiscais, trabalhistas e previdenciários decorrentes da atividade empresarial, dada a vastidão da legislação e a exagerada burocracia que isso representa.
Nesse contexto, o Governo Federal, percebendo morosidade e obstáculos com relação ao conhecimento e ao cumprimento das obrigações por parte das empresas, criou o eSocial. Essa plataforma surgiu como uma alternativa à desburocratização da relação empresarial, facilitando e integrando grande parte dos expedientes relacionados aos contratos de trabalho, como o recolhimento de tributos e o lançamento de informações.
Quer saber um pouco mais sobre o eSocial para empresas e como o sistema pode otimizar a rotina dos negócios? Entenda tudo no post de hoje:
O que é o eSocial?
De maneira simples, o eSocial nada mais é do que uma ferramenta de centralização das informações referentes à escrituração das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias das empresas.
O objetivo do Governo Federal, com a implantação desse programa, é realizar uma verdadeira padronização de coleta, transmissão e validação das informações das pessoas jurídicas em todo o território nacional.
O eSocial é um sistema que integrará as obrigações acessórias trabalhistas do negócio em uma única entrega. Isso significa que os profissionais de RH poderão enviar diferentes informações referentes a CAGED, GFIP, RAIS e outras questões em um só expediente e documento.
Quais as mudanças trazidas pelo sistema?
Em termos operacionais, o eSocial reformulará uma série de processos burocráticos dentro das empresas, especialmente no que diz respeito à escrituração fiscal, previdenciária e trabalhista. Inicialmente, podemos citar as seguintes mudanças:
Admissão e demissão de pessoal
Entre as modificações trazidas pelo eSocial, a mudança nas regras de comunicação a respeito de admissão e demissão de empregados é uma das mais notórias. As empresas terão o dever de comunicar ao sistema sobre a admissão de novos funcionários até o fim do dia anterior à contratação — com a ressalva de que esse evento deve ser previamente habilitado no eSocial com 30 dias de antecedência.
Do mesmo modo, as demissões também deverão ser informadas na plataforma digital do eSocial. Para isso, há que se observar o prazo máximo de 10 dias após a rescisão do contrato.
Folha de pagamento
O sistema implantou uma folha de pagamento digital, na qual são lançados todos os dados relativos ao empregado, como proventos, descontos, horas extras realizadas, créditos e débitos em banco de horas, abonos e indenizações.
Vale ressaltar que o eSocial só permite a emissão da folha de pagamento do empregado devidamente cadastrado no sistema e que, com as mudanças, o envio deverá ser realizado sempre no dia 7 do mês subsequente.
Alterações salariais pelo eSocial para empresas
A regra é que as alterações salariais sejam informadas no dia posterior à sua efetivação, informando-se também a data efetiva da mudança.
Quais os prazos para aderência ao programa?
A implantação do eSocial vai trazer uma série de mudanças para os procedimentos internos das empresas, a exemplo das citadas anteriormente. Por isso, o Governo Federal optou por implementar o sistema gradualmente, permitindo que os empresários se adaptem às novas regras com mais facilidade. O cronograma de implantação do programa segue a seguinte formulação:
- a partir de 1º de janeiro de 2018, será obrigatório para o empregador que, no ano de 2016, teve faturamento acima de R$ 78 milhões, exceto para os eventos relativos a saúde e segurança do trabalhador (SST), que serão obrigatórios decorridos os 6 primeiros meses do início da obrigatoriedade;
- a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores, excetuados os eventos relativos a SST, que só serão exigidos após os seis primeiros meses do início da obrigatoriedade.
Quais os benefícios do eSocial para as empresas?
Agora que você já entende o que é o sistema, algumas das mudanças que ele vai trazer e a questão dos prazos para implantação, confira que vantagens as empresas terão em utilizá-lo:
Desburocratização no cumprimento da legislação
Com o uso do eSocial, não será mais necessário o preenchimento de inúmeros formulários, guias e declarações para informar, aos órgãos públicos, a respeito do cumprimento das obrigações da empresa. Todas as informações passarão a ser recolhidas em uma única entrega, por meio eletrônico e totalmente integrado aos respectivos entes da administração.
Transparência
Outro ponto importante reforçado pelo sistema é a transparência. No eSocial, toda informação referente às obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias se tornarão facilmente acessíveis pelos órgãos governamentais.
Estes, por sua vez, terão um controle maior das informações, podendo verificar divergências de dados, erros nos lançamentos e quaisquer inconsistências por meio do cruzamento de informações para, então, comunicar a empresa sobre a necessidade de regularização. Isso evita que o empregador atue em desacordo com as normas legais.
Redução de fraudes e reforço competitivo
O antigo modelo de escrituração, que exigia diferentes formulários e expedientes manuais, facilitava a prática de fraudes, o que gerava o desrespeito a direitos trabalhistas e uma arrecadação fiscal reduzida por parte do governo.
Com a implantação do eSocial e a unificação das prestações, a fiscalização contra fraudes e sonegação se torna mais efetiva, reduzindo a concorrência desleal entre empresas que não cumprem com todas as suas obrigações adequadamente e aquelas que se esforçam para manterem suas atividades em regularidade.
Como o RH deve se preparar para as mudanças?
O eSocial, em breve, passará a ser obrigatório para as empresas, e, certamente, o RH será um dos setores que mais sentirão as mudanças trazidas pelo novo sistema, visto que é o responsável por lidar diretamente com os processos relacionados às entregas do programa.
Sendo assim, é essencial que o RH se prepare para atender às exigências. Vejamos o que pode ser feito:
Treinar os colaboradores para operar o sistema
Capacitar os profissionais de RH é a base para uma boa utilização do eSocial. É preciso que eles tenham pleno domínio das mudanças e também saibam como lidar com as informações no novo modelo. Por isso, é recomendado que a empresa adote o sistema o quanto antes, permitindo que os colaboradores tenham mais tempo para se familiarizarem.
Realizar uma auditoria cadastral
Antes de iniciar a utilização do eSocial, a empresa deve realizar uma conferência criteriosa dos dados cadastrais dos seus empregados. A intenção dessa medida é evitar que os registros sejam feitos de maneira divergente na base de dados do Governo, uma situação que pode gerar problemas futuros.
Manter a escrituração em dia
É de suma importância que os profissionais cuidem não só com relação aos prazos das obrigações, mas ao conteúdos delas, a fim de não incorrerem em erros. Por isso, é fundamental organizar a documentação dos empregados, facilitando o processo de lançamento no sistema.
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