Como fazer com que suas reuniões online sejam mais produtivas?

As mudanças que o mundo do trabalho tem passado estão obrigando as empresas a se adaptarem a uma nova realidade. Muitas organizações precisaram migrar para o modelo remoto ou híbrido de trabalho e, como consequência, as reuniões online passaram a fazer parte do cotidiano de grande parte dos trabalhadores ao redor do mundo.

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Sendo até mais constantes do que as reuniões presenciais do período pré-coronavirus, as reuniões virtuais muitas vezes são vistas pelos colaboradores como maçantes e, em alguns casos, desnecessárias, resultando em baixa produtividade. Mas, você sabia que é possível fazer com que as reuniões online das equipes da sua empresa sejam realmente produtivas? Neste artigo vamos te apresentar os melhores caminhos para ter reuniões remotas mais assertivas e que usem o tempo do seu time de maneira eficiente diante do contexto de home office. Confira!

ESTA REUNIÃO É MESMO NECESSÁRIA?

Você já ouviu a frase “esta reunião poderia ter sido um e-mail”? Em muitos casos, poderia mesmo. Isto porque a falta de planejamento e o mau uso de outros meios de comunicação à distância culminam no excesso de calls, seja pela necessidade do organizador da chamada em expressar seu ponto de vista de maneira mais clara ou pela dificuldade de transmitir a mensagem via outros canais. Em ambos os casos, a melhor solução é organizar os assuntos, entender o grau de prioridade de cada um e verificar se realmente é necessária uma reunião para discutir a pauta e, principalmente, quais são os membros da equipe cuja participação é de fato indispensável.

CHECKLIST

Vai conduzir uma reunião remota? Esteja atento aos seguintes pontos e construa reuniões ainda mais produtivas, otimizando o tempo de todos os participantes de maneira eficaz.

• Preparação prévia: Monte uma lista com tópicos que precisam ser tratados e, ao decorrer da call, risque aqueles que forem abordados. Você também deve disponibilizar os materiais de apoio com os participantes, assim você evita que problemas técnicos atrapalhem o andamento da reunião e permite que os outros membros da reunião estejam mais bem preparados. Caso você não seja o mediador da reunião, ainda assim é válido fazer uma lista com os pontos que tem dúvidas ou que deseja obter mais informações, além de anotar as contribuições que gostaria de fazer.
• Não deixe para o último minuto: Compartilhe a pauta da reunião online com antecedência, assim todos os membros da equipe terão tempo para preparar seus pontos, elaborar perguntas ou elencar os assuntos prioritários que precisam ser debatidos a fim de encontrar um consenso.
• Fuja do barulho: Sabemos que em um cenário de isolamento social, a linha entre trabalho e rotina doméstica ficou ainda mais tênue. Considerando este fator, uma dica de ouro é avisar os seus familiares sempre que for entrar em uma reunião importante, além de se acomodar no lugar da casa onde tenha menos interferências sonoras externas. Igualmente, desligue ou silencie qualquer aparelho eletrônico que possa fazer barulho durante o período da reunião virtual.

PONTUALIDADE DO COMEÇO AO FIM

Do mesmo modo como no ambiente corporativo presencial, manter a pontualidade tanto para começar a reunião online quanto para terminar é primordial. Respeitar os horários não só ajuda a manter o foco e não dispersar as ideias, como também é uma forma de demonstrar sua preocupação com o tempo e agenda dos colaboradores que, certamente, calcularam as atividades a partir do período que foi pré-determinado para aquela dada reunião.

ABRACE A INTERATIVIDADE

O distanciamento social inibiu parte das relações de proximidade e, por falta do olho-no-olho e de um contexto que permitia maior dinamicidade, é importante dar maior atenção ao aspecto visual dos materiais apresentados nas reuniões remotas, objetivando reter a atenção dos integrantes e, consequentemente, propiciar um ambiente de engajamento e possíveis trocas.

Reuniões sem interatividade são realmente cansativas. Para fugir deste modelo coloque a criatividade em campo e use recursos visuais ou interações animadas em momentos estratégicos. Adicionalmente, você pode abrir espaço para a gameficação, permitindo, por exemplo, que os participantes joguem um jogo virtual em torno do tema da pauta ou faça uma votação entre as sessões, buscando e estimulando contribuições do time acerca de um ponto significativo da discussão.

TEMPO PARA CONVERSAR

Conversas “quebra gelo” ajudam as pessoas a se sentirem mais conectadas e diminuem a tensão. Uma menção passageira sobre o tempo em sua casa ou um comentário que faça todos rirem é bom o suficiente para animar os participantes. Essas breves pausas funcionam como intervalos mentais rápidos e permitem que os integrantes se sintam à vontade com todo o ambiente e, consequentemente, sintam-se mais confortáveis em participar ativamente da reunião.

Esta prática é ainda mais importante em reuniões que precisam que as pessoas estejam mais ativas e criativas como reuniões de brainstorm – que estão sendo ainda mais produtivas de maneira remota.

COMUNICAÇÃO INCLUSIVA

Tão importante quanto se comunicar de maneira clara e cordial, é desenvolver uma comunicação inclusiva que permita que os participantes se expressem e compartilhem suas ideias e dúvidas abertamente, seja via voz ou via chat. Fique atento e garanta que os questionamentos ou comentários dos diferentes membros da reunião online sejam ouvidos. Coloque-se sempre à disposição e, se necessário, direcione as demandas para outros canais de comunicação, pós-reunião.

Reserve parte do final da chamada para certificar-se de que todos os membros da reunião ficaram na mesma página quanto aos assuntos abordados e estão cientes dos próximos passos a serem tomados a partir daquele momento como, por exemplo, as tarefas e objetivos a serem desenvolvidos em um determinado prazo.

Lembre-se que as reuniões online não precisam necessariamente serem usadas apenas para fins de desenvolvimento de trabalhos, use-as também como uma ferramenta para integrar as equipes, aumentar o engajamento dos colaboradores e manter uma proximidade maior, proporcionando relações mais leves e saudáveis.

PEÇA FEEDBACK

Para mensurar a eficácia da reunião e entender se as metas traçadas foram atingidas, não se esqueça de pedir feedback aos integrantes da reunião, abra espaço para que eles comentem como foi a experiência, quais pontos gostaram e quais poderiam ser aprimorados. Do mesmo modo, deixe outros canais, como e-mail e chat corporativo, abertos para receber sugestões ou críticas construtivas. Assim, caso algum participante queira contribuir de maneira mais reservada, poderá fazê-lo posteriormente.

SER UM LÍDER DIGITAL

Um ponto importante não só para reuniões online, mas para toda a gestão de uma equipe em tempos de digitização, é se preparar para ser um líder digital. Existem diversos cursos, treinamentos e programas de coaching e mentoria que podem te ajudar neste sentido.