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Práticas recomendadas à medida que a força de trabalho global se volta para reuniões online.
Fazer reuniões eficientes pode ser uma tarefa difícil nas melhores circunstâncias. Os desafios são ainda maiores se todos os participantes estiverem remotos e dependentes da tecnologia. Veja algumas dicas para manter as reuniões virtuais funcionando sem problemas.
Defina uma agenda
É da nossa natureza interpretar expressões físicas e faciais pessoalmente, mas essa tarefa se torna mais difícil quando você não consegue ver facilmente a tela de todos de uma vez ou se há um atraso no áudio ou no vídeo. Isso pode levar a incertezas sobre quem deveria estar contribuindo naquele momento ou a pessoas acidentalmente cortando as falas umas das outras. Uma agenda clara pode ajudar a melhorar a dinâmica da reunião, compartilhando antecipadamente quem vai iniciar a conversa e quem contribuirá na sequência. Com o tempo, o fluxo se tornará mais natural.
Incentive a participação
Em um momento de distanciamento físico, é ainda mais importante se conectar com as pessoas e incentivar a participação ativa. Fazer com que todos falem em um contexto de trabalho remoto pode parecer um desafio, pois é mais fácil “se esconder” em uma configuração digital. Primeiro, reserve um tempo para conversar socialmente, usando o início ou o final da reunião para compartilhar histórias pessoais. Especialmente quando não há um lugar físico para se reunir, todos precisam de uma pausa para o “cafezinho virtual”. Segundo, gerencie a participação seguindo os cinco passos listados pela Harvard Business Review, que incluem garantir que o problema seja sentido pelos participantes e que não se passem mais de cinco minutos sem que as pessoas trabalhem juntas em soluções ativas para os problemas.
Use o bate-papo da reunião – educadamente
Em uma reunião física, os participantes podem trazer materiais, gráficos ou slides. Todos esses itens podem ser usados virtualmente por meio de links e anexos no canal de bate-papo da reunião para contextualizar os tópicos em questão. Esse canal também pode ser usado para enviar mensagens e fazer perguntas enquanto outra pessoa está falando. Mas use essa ferramenta educadamente, não dominando uma conversa no bate-papo, assim como você não falaria por cima de alguém em uma reunião presencial. Use a função do bate-papo para complementar conversas, não para substituí-las.
Determine horários de trabalho e faça pausas
Nem toda interação virtual precisa ser uma reunião formal. Muitas ferramentas de reunião online permitem definir um status, e você pode estar aberto virtualmente e possibilitar que outras pessoas façam perguntas de trabalho – ou queiram apenas conversar. Não agende reuniões consecutivas, pois isso pode causar fadiga de reuniões online. Faça uma pausa e saia um pouco da frente do computador para dar ao seu cérebro a chance de mudar de marcha entre os calls.
Por fim, lembre-se de ter paciência com os colegas e consigo mesmo enquanto se adapta às reuniões virtuais. Será uma novidade para muitas pessoas. E quando alguém se esquecer de silenciar o microfone – inevitavelmente – apenas o lembre educadamente de que todos podem ouvi-lo. Todos nós já estivemos na mesma situação.
*Texto originalmente publicado no site do ManpowerGroup.
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