Você está gastando mais tempo com processos internos do que gostaria? Tem dificuldades na hora de organizar a documentação dos colaboradores da sua empresa? Automatizar o RH pode resolver esses problemas — e muitos outros.
O acesso à tecnologia está cada vez mais fácil, rápido e barato. O uso desses recursos pode ajudar o seu setor de RH a se tornar cada vez mais estratégico dentro da empresa.
Agora, vamos mostrar a importância de automatizar os seus processos. Você entenderá como o uso da tecnologia pode alavancar os seus resultados!
Porque automatizar o RH
Os colaboradores são o principal ativo de uma empresa. Isso coloca o setor de RH em uma posição central em relação às metas da organização. Automatizar essa área torna-a cada vez mais eficiente, contribuindo com melhores resultados.
A automatização de processos deixa a sua equipe mais rápida e assertiva. Isso porque o uso da tecnologia diminui a quantidade de erros cometidos em processos manuais, além de permitir um melhor acompanhamento do andamento das tarefas e dos prazos estabelecidos.
Outra vantagem da automatização está ligada à gestão do conhecimento. As informações sobre seus colaboradores e projetos são armazenadas, garantindo a manutenção desses dados. Também possibilita que toda a sua equipe tenha acesso a essas informações a qualquer momento e de qualquer lugar.
Assim, automatizando o setor, o gerente de RH terá a disponibilidade de ferramentas e soluções para mostrar com mais efetividade a importância da sua área no atingimento dos resultados da empresa. Isso gera valorização e reconhecimento das suas ações na organização.
Os sinais de que é hora de automatizar o RH
Algumas situações deixam mais nítida a necessidade de automatização dos processos do setor de RH. Descubra quais são esses sinais agora!
1. Muito tempo gasto em processos operacionais
O setor de RH é o responsável por todas as informações sobre os funcionários da empresa. Isso inclui documentação, folha de pagamento, resultados da avaliação de desempenho, entre outros. É exatamente por ser a responsável pelos processos relativos a todos os colaboradores que essa área possui muitos procedimentos burocráticos e operacionais.
Porém, esses processos exigem investimento de tempo e esforço e não podem ser abandonados. Por outro lado, são os procedimentos que menos produzem resultados imediatos para a organização, além de causar desmotivação e sobrecarga na equipe.
A automatização diminui o tempo gasto com procedimentos operacionais. Com isso, sua equipe possui mais tempo disponível para investir no planejamento e execução de ações que geram mais resultado para a empresa, possibilitando que o RH foque nas suas atividades-chave na organização.
2. Processo seletivo muito demorado
O processo seletivo é uma das ações mais importantes do setor de RH. É por meio dele que você vai encontrar os melhores talentos que serão o diferencial da sua empresa. Por isso, ele exige um bom planejamento e uma execução impecável para obter os resultados esperados.
Automatizar o seu processo seletivo faz com que a sua equipe ganhe agilidade, sem perder em qualidade. Você pode utilizar softwares e plataformas para auxiliar diversas fases do seu processo. Também pode utilizar ferramentas de videochamada para realizar entrevistas ou reuniões com a sua equipe.
Dessa maneira, você otimiza o seu processo seletivo, tornando-o mais rápido e eficiente. A automatização permite um acompanhamento de cada uma das etapas em tempo real, assim como maior eficiência na hora de reunir as informações sobre cada um dos candidatos.
3. Perda de informações sobre os seus colaboradores
O setor de RH reúne todas as informações e documentação sobre os colaboradores de uma empresa. Isso inclui documentos relativos a admissão, dados pessoais e resultados de testes e avaliações. Guardar todos esses dados em pastas e arquivos físicos dificulta o acesso e facilita a perda de informações.
Por meio da automatização do seu setor de RH, você pode guardar todas as informações dos seus colaboradores de forma centralizada em um único arquivo. Além disso, pode armazená-las em nuvem, o que proporciona maior segurança dos dados. Assim, sua equipe consegue acessar os dados mais facilmente e de qualquer lugar, gastando menos tempo ao buscar informações.
4. Dificuldade em demonstrar resultados para gestores
O setor de RH produz grande valor para a empresa e nem sempre é fácil demonstrar os resultados das suas ações para os gestores. Isso porque faltam indicadores para a comparação de dados.
A automatização resolve esse problema, uma vez que possibilita um melhor acompanhamento dos seus processos, assim como dos seus resultados. Esses indicadores mostrarão como as atividades do setor foram decisivas para o negócio.
Você pode, por exemplo, automatizar a sua avaliação de desempenho, fazendo com que todos os dados coletados nesse processo fiquem armazenados em um único documento, de fácil acesso. Com isso, você consegue comparar os dados das últimas avaliações de desempenho, gerando indicadores quantitativos e objetivos em relação ao desenvolvimento dos seus colaboradores.
5. Problemas na organização de treinamentos e capacitações
Ao organizar um evento de capacitação, você precisa reunir uma série de informações para determinar a temática, horário e local no qual essa atividade irá acontecer. Além disso, precisa buscar dados para selecionar quais colaboradores e áreas da empresa precisam participar desse treinamento.
Ao automatizar o RH da sua empresa, você tem disponíveis informações relativas às competências dos seus colaboradores e lacunas de conhecimento dos setores da organização. Agindo assim, você determina com mais agilidade e assertividade o tipo de capacitação ideal para aquele momento.
6. Lentidão na admissão de funcionários
Quando você contrata um novo funcionário, precisa ter um processo adequado para recebê-lo na empresa. Ele precisa receber todas as informações necessárias para realizar suas funções e estar alinhado à cultura da organização. E esse processo pode demandar muita energia e tempo da sua equipe.
Ao automatizar o processo de recebimento do novo funcionário você pode padronizar essa tarefa. Sua equipe terá mais consciência do que fazer e o novo empregado conseguirá se adequar às normas da empresa mais rapidamente.
Com essas informações você está pronto para automatizar o RH da sua empresa. Utilize a tecnologia a seu favor e potencialize os seus resultados. Um setor de RH automatizado e eficiente pode ser o diferencial competitivo da sua organização. E para melhorar ainda mais os resultados do seu setor de RH, entre em contato e consulte as soluções que o ManpowerGroup tem a oferecer!
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