As mudanças que o mundo do trabalho tem passado estão obrigando as empresas a se adaptarem a uma nova realidade. Muitas organizações precisaram migrar para o modelo remoto ou híbrido de trabalho e, como consequência, as reuniões online passaram a fazer parte do cotidiano de grande parte dos trabalhadores ao redor do mundo.
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Sendo até mais constantes do que as reuniões presenciais do período pré-coronavirus, as reuniões virtuais muitas vezes são vistas pelos colaboradores como maçantes e, em alguns casos, desnecessárias, resultando em baixa produtividade. Mas, você sabia que é possível fazer com que as reuniões online das equipes da sua empresa sejam realmente produtivas? Neste artigo vamos te apresentar os melhores caminhos para ter reuniões remotas mais assertivas e que usem o tempo do seu time de maneira eficiente diante do contexto de home office. Confira!
Você já ouviu a frase “esta reunião poderia ter sido um e-mail”? Em muitos casos, poderia mesmo. Isto porque a falta de planejamento e o mau uso de outros meios de comunicação à distância culminam no excesso de calls, seja pela necessidade do organizador da chamada em expressar seu ponto de vista de maneira mais clara ou pela dificuldade de transmitir a mensagem via outros canais. Em ambos os casos, a melhor solução é organizar os assuntos, entender o grau de prioridade de cada um e verificar se realmente é necessária uma reunião para discutir a pauta e, principalmente, quais são os membros da equipe cuja participação é de fato indispensável.
Vai conduzir uma reunião remota? Esteja atento aos seguintes pontos e construa reuniões ainda mais produtivas, otimizando o tempo de todos os participantes de maneira eficaz.
Do mesmo modo como no ambiente corporativo presencial, manter a pontualidade tanto para começar a reunião online quanto para terminar é primordial. Respeitar os horários não só ajuda a manter o foco e não dispersar as ideias, como também é uma forma de demonstrar sua preocupação com o tempo e agenda dos colaboradores que, certamente, calcularam as atividades a partir do período que foi pré-determinado para aquela dada reunião.
O distanciamento social inibiu parte das relações de proximidade e, por falta do olho-no-olho e de um contexto que permitia maior dinamicidade, é importante dar maior atenção ao aspecto visual dos materiais apresentados nas reuniões remotas, objetivando reter a atenção dos integrantes e, consequentemente, propiciar um ambiente de engajamento e possíveis trocas.
Reuniões sem interatividade são realmente cansativas. Para fugir deste modelo coloque a criatividade em campo e use recursos visuais ou interações animadas em momentos estratégicos. Adicionalmente, você pode abrir espaço para a gameficação, permitindo, por exemplo, que os participantes joguem um jogo virtual em torno do tema da pauta ou faça uma votação entre as sessões, buscando e estimulando contribuições do time acerca de um ponto significativo da discussão.
Conversas “quebra gelo” ajudam as pessoas a se sentirem mais conectadas e diminuem a tensão. Uma menção passageira sobre o tempo em sua casa ou um comentário que faça todos rirem é bom o suficiente para animar os participantes. Essas breves pausas funcionam como intervalos mentais rápidos e permitem que os integrantes se sintam à vontade com todo o ambiente e, consequentemente, sintam-se mais confortáveis em participar ativamente da reunião.
Esta prática é ainda mais importante em reuniões que precisam que as pessoas estejam mais ativas e criativas como reuniões de brainstorm – que estão sendo ainda mais produtivas de maneira remota.
Tão importante quanto se comunicar de maneira clara e cordial, é desenvolver uma comunicação inclusiva que permita que os participantes se expressem e compartilhem suas ideias e dúvidas abertamente, seja via voz ou via chat. Fique atento e garanta que os questionamentos ou comentários dos diferentes membros da reunião online sejam ouvidos. Coloque-se sempre à disposição e, se necessário, direcione as demandas para outros canais de comunicação, pós-reunião.
Reserve parte do final da chamada para certificar-se de que todos os membros da reunião ficaram na mesma página quanto aos assuntos abordados e estão cientes dos próximos passos a serem tomados a partir daquele momento como, por exemplo, as tarefas e objetivos a serem desenvolvidos em um determinado prazo.
Lembre-se que as reuniões online não precisam necessariamente serem usadas apenas para fins de desenvolvimento de trabalhos, use-as também como uma ferramenta para integrar as equipes, aumentar o engajamento dos colaboradores e manter uma proximidade maior, proporcionando relações mais leves e saudáveis.
Para mensurar a eficácia da reunião e entender se as metas traçadas foram atingidas, não se esqueça de pedir feedback aos integrantes da reunião, abra espaço para que eles comentem como foi a experiência, quais pontos gostaram e quais poderiam ser aprimorados. Do mesmo modo, deixe outros canais, como e-mail e chat corporativo, abertos para receber sugestões ou críticas construtivas. Assim, caso algum participante queira contribuir de maneira mais reservada, poderá fazê-lo posteriormente.
Um ponto importante não só para reuniões online, mas para toda a gestão de uma equipe em tempos de digitização, é se preparar para ser um líder digital. Existem diversos cursos, treinamentos e programas de coaching e mentoria que podem te ajudar neste sentido.