Produtividade é um tema caro para as organizações e está sob constante holofote para a gestão de pessoas e lideranças. Em muitos casos, a ideia de produtividade é interpretada como não ter hora para encerrar o trabalho, estar disponível nas folgas, cumprir o máximo de itens da lista de tarefas. Mas o que pudemos aprender nos últimos anos é que ser produtivo e produtiva vai além de uma questão numérica; ela precisa, antes, ser qualitativa.
O problema é que o dia a dia de uma empresa exige resolutividade, o que pode conduzir equipes inteiras a operar de um modo automático, sem que haja oportunidade de olhar para a produtividade a partir de uma perspectiva de aperfeiçoamento. Ou seja, as pessoas ficam restritas a fazer, sem necessariamente refletir sobre novas formas de realizar o trabalho. Formas mais eficientes.
Por isso, a pergunta: a melhoria contínua faz parte da rotina da sua equipe? O conceito de melhoria contínua vem da abordagem que visa aprimorar a eficiência operacional constantemente, levando processos, pessoas e projetos a novos patamares e, consequentemente, impactando a qualidade das entregas.
E, claro, incorporar tal abordagem é papel da liderança.
Isso acontece quando líderes estimulam as pessoas do time a se questionarem por que fazem, como fazem e a compreender o funcionamento dos processos. Essa atividade está realmente gerando valor para o trabalho e para a companhia? Ou é simplesmente uma atividade que, se realizada de forma diferente, poderia ser mais positiva? São perguntas que direcionam à eficiência.
Você pode estar pensando “mas como fazer isso se preciso dar vazão a uma série de tarefas?”. Um artigo da Harvard Business Review pode nos ajudar a trazer isso para o dia a dia: durante a leitura, o ponto que mais me chamou a atenção é justamente o que propõe uma conciliação entre o fazer e o aprimorar: learning while doing — aprender enquanto se faz. Trata-se de integrar a “zona de aprendizagem”, como chama o autor do texto, à rotina.
Bem, em resumo, a melhoria contínua acontece se há estímulo, valorização e espaço para esse tipo de conversa. Então, fale com a sua equipe, deixe claro que a melhoria contínua é um objetivo da área e indique momentos em que é possível explorar a zona de aprendizagem — encontrar uma nova tecnologia ou uma nova técnica para ser testada, por exemplo. Insira conversas como parte da execução do projeto para as pessoas poderem avaliar os processos e compartilhar dificuldades, falhas, feedbacks e, assim, gerar insights para melhorias.
Com a minha equipe, busco entender como eles investem o tempo para garantir que estão com o foco correto e, recorrentemente, identificamos atividades que podem ser redirecionadas a outras áreas ou até mesmo que devem ser compartilhadas com a área de Melhoria Contínua, a qual viabiliza a possibilidade de determinada tarefa ser automatizada.
Mas sabemos que nenhuma mudança acontece sem resistência. É bem possível que haja certa rigidez em modificar processos e métodos, especialmente pela velocidade das mudanças e necessidade de aperfeiçoamento rápido.
Novamente, a comunicação será primordial para que líderes esclareçam o motivo de alterar um processo e qual o impacto que isso terá na rotina de trabalho de todos e também para a empresa. Uma dica que compartilho para facilitar a adesão à mentalidade da eficiência é a leitura do livro Sem esforço: Torne mais fácil o que é mais importante, do autor Greg McKeown, no qual ele aborda caminhos práticos para a mudança de perspectiva sobre como realizamos nossas tarefas. Recomendo para líderes e equipes!
Quando a melhoria contínua se torna uma postura diante dos desafios e das atividades de trabalho, a produtividade pode ser ressignificada pela lente da qualidade, gerando resultados mais interessantes para as organizações, além de proporcionar uma experiência enriquecedora para profissionais dispostos a alcançar melhores níveis de desempenho.
Aproveite este artigo para refletir sobre como está a operação da área e como trabalhar a melhoria contínua com a sua equipe pode ser um diferencial competitivo. Se desejar compartilhar as suas reflexões sobre o tema, comente aqui ou me envie uma mensagem!
Abraços,
Ana Guimarães
Diretora de Operações do ManpowerGroup Brasil