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Você já teve a sensação de que você tem tantas tarefas para realizar que, no fim das contas, não consegue fazer nenhuma? Ou que por mais que você trabalhe o dia todo, não consegue sair do lugar? Talvez você tenha um problema de produtividade. Mas, com algumas mudanças de hábito, é possível contornar essa situação e ser muito mais efetivo no trabalho. No post de hoje, daremos 11 dicas para ser mais produtivo!
A primeira das dicas para ser mais produtivo é prestar atenção em como você se porta durante o dia de trabalho. Pense em quais horários você é mais produtivo e em quais você é menos. Com isso, você pode organizar seu dia em blocos de tempo, separando suas atividades mais complicadas, ou que exigem mais foco, para os horários nos quais você tem mais concentração.
Parte de organizar o seu dia para ser mais produtivo é criar uma lista de tarefas. Mas deixar isso só no plano do pensamento não é tão efetivo. Por isso, o ideal é um guia físico mesmo. Pode ser em um caderno, blocos adesivos, ou até mesmo em um documento no seu computador. Mas é importante que esteja sempre à vista!
Na lista, você pode colocar quais tarefas você tem para o dia de hoje, quais para os próximos 2 ou 3 dias, quais são mais complicadas e quais têm mais urgência. Assim, fica mais fácil de visualizar seu cronograma e saber por onde começar.
Priorize aquilo que precisa ser feito, ou seja, identifique os prazos mais curtos. As atividades que você considera mais difíceis devem vir logo após. Isso porque as tarefas mais desafiadoras acabam sendo, também, as mais exaustivas mentalmente. Então, à medida em que você as executa, o dia vai se tornando mais leve.
No caso de trabalhos maiores, que exigem vários processos, é comum ficar “perdido” sem saber por onde começar. Isso pode diminuir a sua produtividade. Para evitar esse tipo de situação, você deve dividir essas grandes metas em pequenas tarefas. Por exemplo, se você tem uma grande apresentação no PowerPoint para criar, separe-a em etapas, pensando nos processos que você vai efetuar, como: criar um escopo, montar o conteúdo, ajustar a parte gráfica e revisar.
Fazer pequenas pausas durante o dia ajuda a melhorar a memória e a ser mais produtivo. Seja para tomar um café ou conversar um pouco, esses “respiros” descansam o cérebro e refrescam as ideias. Então, naquele momento em que a concentração ou a criatividade estiverem falhando, aproveite e pare por uns minutinhos.
Pausas são produtivas, interrupções nem tanto. Evite parar enquanto está no meio de uma atividade, principalmente quando você está rendendo bem. Às vezes é difícil voltar ao ritmo que estava antes dessa parada. Concentre-se no que está fazendo e espere o tempo da “pausa” que explicamos acima para se desconectar.
Embora sejam úteis em outros momentos, até para conseguir um emprego, no trabalho, o uso excessivo das redes sociais é um dos maiores vilões para quem quer ser mais produtivo. Boa parte dos profissionais param seus afazeres para dar aquela olhadinha no Facebook, Twitter, Instagram ou WhatsApp. Uma dica é tirar os avisos de notificações do seu smartphone e, se você não trabalha com redes sociais, deixe para acessar apenas fora do expediente, para evitar o hábito de checar de vez em quando.
Adiar o que você deve fazer pode ser um caminho sem volta. O pensamento de deixar para depois o que precisa ou pode ser feito agora é um grande “gastador de tempo”. Trabalhe para mudar esse pensamento. Quando quiser adiar algo por indisposição, lembre-se de como será mais fácil “fazer de uma vez” e em quantas coisas você nunca realizaria se sempre deixasse tudo para depois.
Um dos grandes desafios da produtividade é estar sobrecarregado. Então, a próxima dica para ser mais produtivo é aprender a dizer “não” e a delegar tarefas. Olhe para a sua lista e se pergunte: “todas elas são mesmo minhas? Devo fazer todas ou posso delegar algo para alguém me ajudar e, assim, resolver outras pendências?”. Ter a colaboração de alguém que esteja mais livre vai facilitar a realização das suas atividades com mais precisão.
Também é importante saber que não é preciso aceitar todas as tarefas que te oferecem. Dizer “sim” para tudo é um inimigo da produtividade, já que, com muita coisa para fazer, as vezes não conseguimos completar nada. Por isso, é importante conversar com seu gestor sobre suas demandas, alinhando prazos e entregas, para que nada “pese demais” no seu dia a dia.
A sua saúde reflete – e muito – no desempenho no trabalho. Quando estamos cansados ou mal fisicamente, temos tendência a render menos. Por isso, é importante cuidar de si mesmo dentro e fora do ambiente laboral. Algumas práticas simples podem aumentar a sua motivação e disposição, por exemplo:
Na internet, existem diversas ferramentas que te ajudam a controlar sua rotina e manter a produtividade em alta. Quer ver só?
O Todoist é um aplicativo gratuito que facilita para organizar ideias e a completar tarefas. Nele, você consegue registrar processos e fases de diversos projetos em qualquer dispositivo. O app te ajuda a lembrar de tudo, entre prazos e objetivos diários ou semanais.
Essa é uma ótima ferramenta para quem quer diminuir o tempo dedicado em processos. Com o Google Now, você utiliza o comando de voz para criar listas de tarefas, fazer pesquisas na internet, mandar mensagens, realizar chamadas e fazer anotações. Assim, você não precisa parar o que está fazendo para resolver essas questões.
Essa aplicativo te ajuda a seguir uma técnica chamada Pomodoro, que consiste em períodos de trabalho constante por 25 minutos, intercalados com pausas de 5 ou 10. No site do Pomodoro Timer, existe um contador que irá fazer o cronograma para você!
A proposta do aplicativo é não deixar que você esqueça de nada. Você pode colocar lembretes, tarefas, prazos e contatos no app. O Remember The Milk, então, vai te lembrar de todas essas informações, poupando sua memória para trabalhos mais importantes.
Sabe quando você fica enrolado para fazer algumas tarefas? O Rescue Time é ideal para ficar de olho nisso. Essa ferramenta mede o período que você gasta com cada programa no seu computador. Assim dá para ver como você está aplicando o seu tempo no trabalho. Também é possível colocar um limite de horas para alguma atividade.
Essas foram nossas dicas para você se tornar mais produtivo! Gostou deste conteúdo? Então, aproveite outros artigos do blog como Resiliência no trabalho e 4 técnicas para não perder o foco.
Até mais!